دستورالعمل تنخواه گردان

دستورالعمل تنخواه گردان

در اجراي آيين نامه مالي و بمنظور شفاف كردن ونظام بخشيدن به نحوه عملكرد و اعمال نظارت مالي بر تنخواه گردانها و همچنين ايجاد تسهيل در پرداخت هزينه ها ،دستورالعمل زير تهيه گرديده و از تاريخ ابلاغ لازم الاجرا مي باشد.

« دستورالعمل تنخواه گردان پرداخت »

فصل اول : تعاريف و اصطلاحات مرتبط با تنخواه گردان پرداخت:

ماده 1  تنخواه گردان پرداخت:

عبارت است از وجه معيني كه از محل وجوه شركت بر اساس اعتبارات ابلاغي از طرف مديرامور مالي يا نماينده وي با تاييد مديرعامل يا مقامات مجاز از طرف وي براي انجام برخي هزينه ها در اختيار واحدها يا كارپردازان (ماموران خريد) شركت يا مأموراني كه مجاز به دريافت تنخواه گردان مي باشد قرار مي گيرد تا بتدريج كه هزينه هاي مربوطه انجام پذيرد اسناد هزينه رابصورت هفتگي تحويل و مجدداً وجه دريافت دارند .

ماده 2  تنخواه دار:

به واحدها يا ماموران خريد (كارپردازان) مستقر در پروژها كه مجاز به دريافت تنخواه گردان مي باشند ، اطلاق مي شود. واحدهاي مجاز با پيشنهاد مدير امور مالي و تاييد مديرعامل يا قائم مقام وي در شركت تعيين مي گردند.

فصل دوم: تقسيم بندي تنخواه داران:

ماده 3: شرايط اشخاصتنخواه دار:

1از بين مستخدمين رسمي شركت باشد .

2داراي حداقل مدرك تحصيلي ديپلم متوسطه باشد.

3داراي صلاحيت و توانايي لازم براي انجام وظايف مربوطه باشد.

4حداقل 2 سال تجربه كار مفيد در زمينه كارپردازي داشته باشد.

ماده 4 وظايف تنخواه داران:

1اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزينه مورد نظر.

2انجام هزينه پس از صدور دستور از سوي مقام مجاز تشخيص و حواله.

3اخذ مستندات مؤيد انجام هزينه از قبيل فاكتور خريد، استعلام بها، قبض انبار و…

4گواهي انجام كار يا رسيد تحويل كالا از واحد درخواست كننده.

5تهيه و تنظيم سند هزينه و تخصيص و تعيين مركز هزينه مربوط.

6 تحويل اسناد هزينه به امور مالي بصورت هفتگي.

7پيگيري لازم جهت دريافت يا ترميم تنخواه.

8ثبت تنخواه دريافتي و اسناد و هزينه در دفتر تنخواه با رعايت ترتيب وقوع عمليات دريافت و پرداخت مطابق روش مندرج دراين دستورالعمل.

9واريز وجوه تنخواه مصرف نشده در پايان سال مالي به حساب جاري تعيين شده از سوي امورمالي.

10  تنظيم صورتجلسه تسويه تنخواه گردان با امور مالي.

11  تهيه صورت مغايرت بانكي براي حساب تنخواه گردان در پايان هر ماه ، پيگيري و رفع اقلام باز احتمالي و ارسال يك نسخه ازصورت مغايرت در پايان هر ماه به امور مالي.

12  الزام پرداخت هزينه ها صرفاً به وسيله چك در واحدهاي مجاز تنخواه دار . (در صورت لزوم مسئولين مي توانند همانند ساير اشخاص تنخواه دار بارعايت ضوابط اين دستورالعمل از امورمالي تنخواه نقدي دريافت نمايند).

13  خودداري از واريز وجوه غيرمرتبط با تنخواه به حساب بانكي تنخواه گردان.

14  خودداري از پرداخت وجوه غير مرتبط با تنخواه از حساب بانكي تنخواه گردان( وام.مساعده.علي الحساب.)

ماده 5  دفتر تنخواه گردانتنخواه دار مكلف است عمليات دريافت و واريز تنخو اه گردان ، اصلاحات احتمالي مورد نياز و همچنين تسويه مانده تنخواه گردان را با توجه به ترتيب تاريخ وقوع در دفتر تنخواه گردان بشرح ذيل ثبت و ضبط نمايد:

1 دريافت تنخواه گردان:

در زمان دريافت وجوه بايستي مشخصات چك و سند امور مالي را در دفاتر نوشته و نسبت به ثبت مبلغ دريافتي در ستون دريافت دفتر اقدام شود.

2 پرداخت هزينه:

تنخواه دار پس از پرداخت هزينه و جمع آوري اصل مستندات نسبت به تنظيم سند هزينه اقدام نموده و سپس با تخصيص يك شماره بطور سريال به سند هزينه خود و درج تاريخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزينه مزبور در ستون پرداخت دفتر اقدام نمايد.

شماره سند هزينه ميبايست پنج رقمي و دو رقم اول به شماره پروژه تخصيص يابد

توضيح اينكه عمليات فوق همواره بايستي مورد كنترل قرار گرفته و در صورتي كه برخي اسناد مورد قبول امور مالي قرارنگيرد و واخواهي شود ، تنخواه دار بايد نسبت به ثبت اصلاحي سند مزبور به ميزان مبلغ اسناد واخواهي شده در ستون دريافت دفتر تنخواه گردان اقدام نمايد . قابل ذكر است در ستون شرح و روبروي سند اصلاحي بايد مشخص شود كه مبلغ واخواهي مربوط به كدام سند هزينه بوده است.

ماده 6  تحويل و تحول تنخواه داراندر زمانيكه هر يك از تنخواه داران از ادامه همكاري منصرف شوند و يا بنا به دلايلي افراد ديگري جا يگزين شوند تنخواه دار

بايستي اقدامات ذيل را انجام دهد:

1 تنظيم سند هزينه مانده فاكتورها و مستندات و ارائه آن به امور مالي.

2 واريز مانده وجه نقد نزد تنخواه دار به حساب بانكي مشخص شده از سوي امور مالي.

3 ارائه دفتر تنخواه به واحد مالي جهت بررسي و تنظيم صورتجلسه تسويه تنخواه دار.

4 پس از بررسي دفتر تنخواه گردان توسط امور مالي ، ذيل آخرين عمليات ثبت شده در دفتر خط كشيده شود و پايان عمليات تنخواه دارقبلي مشخص گردد.

5 تنخواه دار جديد موظف است از صفحه بعد و با همان شماره سريال سند هزينه ، ثبت عمليات دريافت و پرداخت را انجام دهد.

قابل ذكر است تعهد دريافت مبالغ تنخواه گردان از هر تنخواه دار به تنخواه دار ديگر قابل انتقال نمي باشد.

ماده 7 تسويه تنخواه گردان در پايان سال:

عمليات سال بعد بلافاصله از صفحه بعد آغاز و شماره سريال اسناد سال جديد مجدداً از شماره 1 شروع ميگردد.

فصل سوم : نحوه تخصيصو پرداخت تنخواه گردان

ماده 8 نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه داران:

پرداخت به تنخواه داران به دو روش بشرح ذيل انجام مي شود:

1تنخواه واحدهاي تنخواه دار توسط امور مالي و از طريق واريز به حساب بانكي مفتوح شده از سوي امور مالي پرداخت مي شود و يا توسط امور مالي به وسيله چك و در وجه اشخاص مذكور با اخذ رسيد دريافت چك پرداخت مي شود.

تبصره 1 :تنخواه كارپردازان توسط امور مالي بوسيله چك و در وجه كارپرداز با اخذ رسيد دريافت چك پرداخت ميگردد.

ماده 9 : ميزان و سقف مبلغ تنخواه گردان:

تنخواه گردان داراي سقف معيني است و پرداخت كنندگان تنخواه گردان موظف به رعايت سقف تعيين شده مي باشند با توجه به تنوع هزينه هايي كه از محل تنخواه گردان انجام ميگيرد و تفاوت بين اشخاص تنخواه دار و واحدهاي مجاز به دريافت تنخواه سقف تنخواه گردان هر يك به شرح ذيل تعيين مي گردد:

1 سقف تنخواه گردان پرداختي به اشخاصتنخواه دار:

در ابتداي هر سال براساس اعتبارات ابلاغي از سوي دفتر مركزي ، سقف تنخواه گردان اشخاص مجاز به دريافت تنخواه تعيين ميگردد.

تبصره: تغيير در سقف تنخواه كارپردازان با دستور و تائيد مدير عامل و يا نماينده وي از سوي مدير امور مالي اعلام ميشود.

2 سقف تنخواه گردان پرداختي به واحدهاي تنخواه دار:

تنخواه گردان هزينه هاي پرسنلي : سقف تنخواه گردان واحد پرداخت كننده حقوق و دستمزد كاركنان در واحد هاي اجرايي حداكثر به ميزان جمع هزينه حقوق و مزاياي ماهيانه بر اساس اعتبار تخصيص يافته مي باشد.

ماده 10  تضمين تنخواه:

كارپردازان و اشخاص تنخواه دار مكلف به سپردن اجاره اداري به امور مالي ذيربط مبني بر كسر بدهي تنخواه از مطالبات خود ميباشند.

ماده 11 – پرداخت از محل تنخواه گردان:

1امور مالي مكلف است تنخواه مورد نياز تنخواه داران را براي انجام هزينه به تنخواه داران و با رعايت مقررات اين دستورالعمل پرداخت نمايند.

2در موارديكه براي انجام برخي پرداختها تنخواه گردان در اختيار عامل نبوده و يا كافي نباشد وجه اضافي مورد نياز براساس مدارك مربوط در اختيار او گذارده خواهد شد.

3كارپردازان فقط مجاز به انجام هزينه از محل تنخواه در اختيار خود هستند و پرداخت هرگونه علي الحساب و پيش پرداخت توسط ايشان ممنوع مي باشد.

-4 تنخواه داران مكلفند علي الحسابها و پيش پرداختهاي خريد ر ا با رعايت مستقيماً و از طريق چك به فروشندگان كالا يا خدمات پرداخت نمايند.

-5 تنخواه داران ملكفند تنها در صورت وجود نقدينگي كافي نسبت به خريد كالا يا خدمات اقدام نمايند و ايجاد تعهد و خريد نسيه از محل تنخواه ممنوع مي باشد.

6واحدهاي تنخواه دار مكلفند كليه قوانين و مقررات و ضوابط مربوط به انجام معاملات را دقيقاً رعايت نمايند.

-7 صدور چك بلامحل توسط افراد مجاز به دريافت تنخواه ممنوع است.

8 پرداخت هر گونه وام يا مساعده توسط افراد مزبور ممنوع است.

ماده 12 – ترتيب تنظيم مدارك خريد كالا يا خدمت:

1اصل درخواست واحد متقاضي.

2دستور مقام مجاز تشخيص دهنده در انجام معاملات مبني بر موافقت با خريد كالا يا خدمت مورد نظر و ترجيحا با قيد برآورد هزينه.

3استعلام بهاي تهيه شده در صورت انجام خريدهاي درحد معاملات متوسط.

4صورت مقايسه قيمتهاي استعلام شده

5اصل فاكتور با صورتحساب فروشنده.

فاكتورهاي دريافتي مي بايست بدون قلم خوردگي و مشخصاً نام آدرس و شماره تلفن و شماره اقتصادي و شماره ملي فروشنده بر روي آن درج شده باشد و عبارت نقدا دريافت شد يا بصورت نسيه فروخته شد توسط فروشنده با امضا ومهربر روي فاكتور درج شده باشد.

6 رسيد دريافت چك در خريدهايي كه پرداخت به صورت چك انجام شود .

7 قبض رسيد انبار، صورتمجلس تحويل كالا به واحد متقاضي يا گواهي انجام كار توسط واحد متقاضي حسب مورد.

8 روكش سند هزينه مطابق فرم نمونه.

9صورت خلاصه فاكتورهاي سند در صورت تعدد فاكتورها.

فصل چهارم : انجام هزينه ها از محل تنخواه گردان:

به منظور يكنواختي در پرداخت هزينه ها توسط تنخواه داران رعايت موارد زير از سوي تنخواه داران الزامي است.

1 پرداخت از محل تنخواه گردان:

وجوه پرداخت شده از محل تنخواه گردان براي انجام برخي از هزينه، با تاييد مديرعامل يا مقام مجاز از طرف وي انجام مي شود.

2سقف مجاز هزينه از محل تنخواه گردان:

پرداخت هزينه ها از محل تنخواه گردان صرفاً در سطح معاملات جزئي (سقف معاملات جزئي در آيين نامه معاملات شركت تعيين مي گردد و به منظور رعايت آن سالانه از طريق امور مالي ابلاغ خواهد شد ) ويا در مواردي كه در اعتبارات ابلاغي پيش بيني شده است مجاز مي باشد.

تبصره : خريد يك نوع كالا به دفعات از محل تنخواه گردان بدون دستور و اعلام مركز هزينه و علت تجديد هزينه مجاز نمي باشد.

فصل پنجم : تسويه تنخواه گردان:

تنخواه داران مكلفند هزينه هاي انجام شده از محل تنخواه گردان دريافتي خود را در دفتر تنخواه گردان ثبت و بشرح زير به امورمالي ذيربط اعلام نمايند.

1 دوره تسويه اسناد هزينه از محل تنخواه:

هر هفته يك بار اسناد و مدارك هزينه توسط تنخواه دار جمع آوري و پس از تهيه سند هزينه جهت تسويه به امور مالي واحد ذيربط ارائه مي شود( درصورتي كه از رقم سقف تنخواه در كمتر از يك هفته ، بيش از 70 %مبلغ كل هزينه شده باشد ،تنخواه دار مكلف است نسبت به احياي تنخواه ، اقدام نمايد)

2 كنترلهاي مالي بر هزينه ها از محل تنخواه:

امور مالي اسناد و مدارك منظم به سند هزينه را بشرح ذيل كنترل مي نمايد.

-2-1 اقلام هزينه با تأييد مقام مجاز صورت گرفته باشد.

-2-2 سند هزينه داراي اسناد ومدارك مثبته كه مؤيد انجام هزينه است باشد.

۳-2 آيين نامه معاملات جزئي در خريدهاي انجام شده رعايت شده باشد .

۴-۲ سقف مبلغ تنخواه رعايت شده باشد.

۵-۲ تاريخ اقلام هزينه از 15 روز تجاوز نكرده باشد .

۶-۲ كسور قانوني حسب مورد رعايت شده باشد.

۷-۲ اقلام هزينه با نيازمنديها مطابقت داشته باشد .

۸-۲ مستندات مربوط به دريافت كننده سرويس و يا استفاده كننده هزينه موجود باشد .

۹-۲ تخصيص صحيح عوامل هزينه و مراكز هزينه با مدارك هزينه به درستي انجام شده باشد.

3 تأييد قطعي اسناد هزينه از محل تنخواه:

اقلام هزينه پس از تأييد عوامل قطعيت خواهد داشت . در موارديكه اقلام هزينه بنا به دلايلي به تأييد اشخاص مذكور نرسيده باشد، تا تعيين تكليف نهايي (حداكثر 5 روز از تاريخ ارائه ) اسناد واخواهي تلقي شده و از ريز سند هزينه كسر خواهد شد . به ترتيب فوق تنخواه دار مكلف است ظرف مدت مذكور نسبت به رفع واخواهي اسناد هزينه قطعي نشده اقدام نمايد.

تبصره 1- امضاء تنخواه گردان ،مدير پروژه ،مدير عامل ،در ذيل صورت هزينه (به عنوان تاييد وصحت هزينه )قبل از ارائه به امور مالي الزامي است .